O certificado digital é cada vez mais essencial para as empresas que estão na internet, afinal, é uma forma de trazer maior segurança para si próprio e para os clientes.
Com uma migração enorme de negócios e processos presenciais para modelos digitais e que são extremamente rápidos é algo que a maior parte das pessoas gostam, porém, exige uma maior adequação para uso com total segurança.
É possível dizer que os certificados digitais estão por trás da migração cada vez maior do nosso “mundo físico” para o universo digital, a partir do momento em que os documentos passam a ter valor daqueles reconhecidos em cartórios.
Mas como é que esses certificados funcionam? E qual é a importância deles para seu negócio?
Não deixe de acompanhar este conteúdo até o fim para saber tudo sobre o tema!
Entendendo o certificado digital
Um certificado digital é algo que funciona com um documento de identificação, com um formato que permite a ele ser válido nos meios digitais.
Isso quer dizer, portanto, que não há a necessidade de fazer a validação no formato físico no local onde a sua documentação foi aplicada.
Por exemplo, no caso de uma pessoa física que precisa enviar um documento pela internet no qual ele precisa assinar, há como fazer a verificação desses documentos através da certificação digital.
O uso do certificado para validação serve para contratos, receitas médicas ou projetos, ou qualquer outro documento no qual é fundamental mostrar que a pessoa que o emitiu está ciente disso.
A utilização deste certificado assemelha-se a um reconhecimento de firma feito em cartório, pois ele funciona para confirmar a identidade do emissor do documento.
Já no caso de empresas, torna-se fundamental a emissão desse certificado, que permite a elas comunicarem-se e realizarem diferentes ações, como a comunicação com o Governo.
Certificado digital para PF
O certificado digital para pessoa física, como explicado, é um tipo de arquivo eletrônico que serve para substituir a assinatura da pessoa, ou seja, é uma forma de assinatura digital que tem validade jurídica.
Portanto, uma pessoa poderá se identificar e fazer a assinatura digital de um documento com esse certificado para qualquer lugar do mundo, o que torna mais seguro e ágil a resolução de processos e negócios.
O uso deste certificado é uma forma de garantir ao indivíduo a segurança completa contra possíveis fraudes nas transações realizadas de forma digital através da internet.
Certificado digital para PJ
O certificado digital para pessoas jurídicas é imprescindível, como mostrado, para que elas possam se relacionar com maior segurança com os órgãos governamentais.
Independente do tipo, porte ou regime tributário da sua empresa, tendo funcionário ou não, o certificado digital ele é indicado, não somente para dar agilidade nos processo de assinatura, como na economia em custos recorrentes em cartórios.
Afinal, o certificado ajuda a desburocratizar e a agilizar todos os processos para a empresa de maneira segura.
Por que solicitar o certificado digital?
Se você ainda tem dúvida sobre o porquê de solicitar o certificado digital para sua empresa, veja a seguir quais são os motivos:
- Possibilidade de assinatura digital: com esse certificado, as empresas vão poder assinar de maneira digital os documentos, com o máximo de segurança e otimizando os processos;
- O certificado digital ajuda a reduzir os custos para a empresa, visto que é possível realizar as mais variadas operações sem a necessidade de imprimir documentos ou deslocar-se para entregá-los ou coletar documentos de terceiros;
Com o certificado digital, é possível para a empresa realizar a assinatura de diferentes contratos e nos documentos variados, além de ser possível elaborar pelas procurações eletrônicas e, será muito utilizado tanto na abertura da sua empresa, como, na Contabilidade dela.
Quais são os tipos de certificação digital?
No caso das pessoas físicas, os certificados digitais podem ser de tipos distintos, como:
- Tipo A (ou assinatura digital): este é o tipo de certificado mais comum e que as pessoas usam para assinar documentos de modo digital
- Tipo S (ou sigilo/confidencialidade): ele funciona como uma forma de criptografar os dados presentes em um documento, de modo que ele só ficará acessível para abertura quando se usar um certificado digital autorizado
- Tipo T (ou carimbo do tempo): é um tipo de documento eletrônico que é emitido por uma das partes para confirmar que uma informação digital específica existiu em uma data específica no passado
Em relação à segurança que o certificado oferece, eles podem ser:
- Tipo A1: esse certificado oferece validade de 1 ano e é acessível apenas através de senha e de login
- AS/T3/S3: são certificados que oferecem uma segurança e um prazo de validade bem maiores
No caso das empresas ou pessoas jurídicas, o certificado digital pode ser de dois modelos: o modelo A1 e o modelo A3.
O modelo A1 é mais fácil para acessar sem a necessidade de instalação, podendo ser usado em ou mais computadores.
Já o modelo A3 tem uma validade de tempo muito maior (3 anos), sendo entregue de forma física na forma de token ou cartão, sendo necessário configurar o seu computador para fazer a leitura do instrumento por meio de um software específico.
Como se obtém um certificado digital?
Na hora de solicitar o seu certificado digital, considerando a finalidade do documento, há algumas etapas que devem ser seguidas. A melhor decisão que você pode tomar é entrar em contato com uma contadora digital antes de começar o processo de solicitação do certificado digital.
O contador online irá indicar a você qual é o melhor tipo de certificação de acordo com seu objetivo, se pessoa física ou jurídica, e a atividade a ser praticada.
Depois disso, você deve ir ao passo 2.
Procure uma Autoridade Certificadora (AC)
Os certificados digitais, de qualquer tipo, são sempre emitidos por uma Autoridade Certificadora.
Aqui no Brasil, essas autoridades são todas regulamentadas pelo ITI, que é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Basta acessar o site do governo para verificar quais autoridades estão disponíveis para requisitar sua certificação.
Preencha a solicitação no sistema para escolher o tipo de certificado e entregar a documentação
Atualmente, o certificado digital pode ser emitido de forma presencial ou via vídeoconferência (para portadores de CNH-Carteira de Habilitação, ou que tenham cadastro biométrico nas bases do governo).
Antes, vá até o site da Autoridade Certificadora e selecione qual certificado digital deseja obter, conforme a indicação do seu contador.
Vale lembrar que alguns documentos serão necessários no agendamento, pois só assim o certificado emitido vai estar vinculado à pessoa física ou à pessoa jurídica certa.
Na hora de solicitar junto à Autoridade Certificadora, será necessário realizar o pagamento do certificado. Os valores mudam conforme o modelo solicitado, podendo variar entre R$ 200 e R$ 400 para empresas.
Retire o seu certificado digital
Por fim, você deve então retirar o certificado digital que foi solicitado, sendo possível baixá-lo ou então retirá-lo presencialmente na AC na qual você levou os documentos para serem validados.
Há como fazer o certificado digital só online?
Como mostramos, a etapa inicial para obter seu certificado digital pode sim ser feita totalmente online, entretanto, no caso da etapa para verificação dos documentos, ela deve ser realizada presencialmente.
Afinal, é necessário validar os documentos para que posteriormente não seja mais preciso, em transações e processos, apresentar esses documentos de forma presencial.
Conclusão
Como visto aqui, o certificado é extremamente importante para empresas e pessoas físicas, de modo que elas podem realizar o envio de documentos e os mais variados processos de maneira rápida, ágil e menos burocrática.
Neste texto, mostramos a você como funcionam esses certificados, como pedir e ainda qual a importância desse tipo de certificação para um negócio.
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